Un peligro se cierne sobre los que se organizan electrónicamente: demasiadas agendas. Si unos contactos están en el PDA, otros en el ordenador de la oficina, otros en el de casa y otros en el teléfono, la posibilidad de encontrarlos en el dispositivo que tengamos a mano es inversamente proporcional a lo necesarios que sean. Hay que sincronizar.

¿Cuántas relaciones puede mantener una persona a la vez antes del agotamiento físico y mental? La promiscuidad no es tanto un problema moral como de recursos temporales y económicos. A quienes se embarquen en tal aventura, se les recomienda el uso de una agenda para estar al tanto de los contactos, citas, aniversarios y compromisos. Pero, ¿qué agenda? ¿La del teléfono móvil, la del correo electrónico, la del PDA, ¿cuántas agendas puede tener una persona a la vez antes de perder la razón, y aún peor, los datos?

Por fortuna todo lo digital se puede copiar casi sin esfuerzo. Las agendas de contactos y citas pueden viajar del ordenador de sobremesa al portátil y de ahí al PDA o el teléfono. Una sola agenda, varios dispositivos.

De casa a la oficina y vuelta a empezar

El programa de sincronización Palm Desktop que acompaña a los PDA de Palm se encarga de mantener la misma información en el PDA y el PC, y duplica todas las funciones de organización del PDA. Permite mantener la agenda de contactos, actualizar el calendario o añadir memos, entre otras cosas.

Durante el proceso de sincronización HotSync se intercambian sólo los datos nuevos. Por ejemplo, si se ha añadido un contacto nuevo al PDA, en la sincronización pasa al PC, y viceversa.

Para que los datos pasen a otro ordenador diferente, por ejemplo, el de la oficina, no hay más que instalar en él Palm Desktop y realizar de nuevo la sincronización. El PDA se convierte así en el vínculo entre todos los calendarios y agendas de los diferentes ordenadores.

Una de estándares

Ahora es normal que alguien nos pase su nombre, teléfono y dirección a través de infrarrojos al PDA desde su teléfono móvil, por ejemplo. El que aparatos diferentes de fabricantes distintos se entiendan no es casualidad. El organismo internacional llamado Internet Mail Consortium fue el encargado de desarrollar dos simpáticos formatos de intercambio de datos entre dispositivos:

• vCard: es una tarjeta de visita electrónica. Un archivo vCard (VCF) contiene información de contacto, como nombre, teléfono, dirección, etcétera. También acepta fotografías o logotipos.
• vCalendar: los archivos vCalendar (VCS) permiten pasar citas de un dispositivo a otro, con su fecha hora, descripción, categoría, etc.

Un archivo VCF puede contener un solo contacto o varios. La agenda de contactos completa puede transmitirse en un único archivo. Lo mismo ocurre con las citas en formato VCS.

Los extraños se hablan

Palm Desktop es un gestor de archivos vCard y vCalendar, los puede leer y escribir. También lo son los programas Outlook y Outlook Express. Utilizando archivos VCF y VCS es sencillo pasar datos de un programa a otro. O por lo menos así debería ser.

Con estos pasos puede exportar la agenda del PDA a Outlook o Outlook Express. Primero, la exportación:

1. Sincronizar el PDA con el programa Palm Desktop en el PC utilizando HotSync
2. En Palm Desktop, seleccionar la sección Dirección, y seleccionar de la lista los contactos que se desee exportar. Puede seleccionar un solo contacto, una categoría completa o todos los contactos.
3. Seleccionar Archivo > Exportar vCard
4. Introducir un nombre para el archivo VCF y hacer clic en Aceptar

Ahora sólo queda importar los datos. En Outlook Express hay que seguir estos pasos:

1. Abrir la Libreta de direcciones con el botón Direcciones
2. En la ventana de la libreta de direcciones, seleccionar Archivo > Importar > Tarjeta de presentación (vCard)
3. Confirmar los contactos uno a uno con Aceptar para incorporarlos a la libreta de direcciones.

En Outlook las cosas se complican. Por alguna extraña razón, el programa sólo se queda con el primer contacto de un archivo vCard, aunque contenga otros muchos. En este caso se puede seguir este camino alternativo:

1. Desde Palm Desktop seleccionar la opción Archivo > Exportar y elegir el tipo de archivo de texto separado por tabulaciones (Val. separados por TAB), pero con la extensión TXT.
2. En Outlook, seleccionar Archivo > Importar y Exportar. En la ventana de diálogo la opción Importar de otro programa o archivo y a continuación Valores separados por tabulaciones (Windows).
3. En la ventana de diálogo confirmar la asignación de unos campos a otros con Aceptar.

Para pasar las direcciones de Outlook o Outlook Express a Palm Desktop nos encontramos con otros ejemplos de la amabilidad Microsoft. Outlook sólo exporta carpetas completas de contactos, y sólo en formato texto separado por comas o tabuladores, que Palm Desktop no puede importar. Outlook Express puede exportar a vCard, pero sólo una dirección cada vez.

Con el calendario las cosas empeoran. Para no quedarse atrás, Palm Desktop sólo exporta citas de una en una al formato vCalendar, y no puede exportar a archivos de texto separados por comas o tabuladores. Abrumados por tanta compatibilidad, hay que salir a la web a buscar alternativas.

Programas al rescate

La lengua franca del intercambio de datos entre programas incompatibles son los archivos CSV. Se trata de archivos de texto simple, que se pueden editar con el Bloc de notas o con Excel, y que contienen los datos separados por comas, punto y coma o tabulaciones.

En Linkesoft se pueden encontrar dos utilidades shareware interesantes: Dimex, para importar y exportar datos del calendario en formato CSV (texto separado por comas) y Aimex, que hace lo propio con los contactos.

Las utilidades gratuitas de Juergen Schwister son una alternativa interesante, pero difícil de utilizar. Se trata de programas escritos en Java y que funcionan desde la línea de comandos, como JAddress2CSV para convertir la lista de contactos a un archive CSV, o JDatebook2CSV para hacer lo mismo con el calendario.

Si los problemas son acuciantes, y dispuestos a pagar por una solución, está Intellisync, una aplicación capaz de importar y exportar desde cualquier tipo de PDA, tanto con PalmOS como con PocketPC, y transmitir datos a los programas de organización personal más conocidos: Outlook, Lotus Notes, Palm Desktop, etc. Son 79,95 dólares, pero ante la posibilidad de perder cientos de direcciones y citas, puede salir rentable. Algunos fabricantes incluyen versiones de Intellisync en el software de origen de sus dispositivos, como es el caso de Sony con sus Clié.

Al teléfono también

La mayoría de los nuevos terminales de telefonía móvil con infrarrojos o Bluetooth pueden enviar y recibir datos en formato vCard, y si disponen de organizador, vCalendar. En el menú de Agenda del teléfono se suele incluir una opción para enviar todos los contactos. Lo que se transmite no es más que un archivo VCF, que puede ser leído por el PDA o por Palm Desktop. El proceso inverso es igualmente sencillo.

Segunda parte: Promiscuidad PDA (II), o cómo sincronizar varios PDA en el mismo ordenador